Klassenfahrt planen und organisieren: der Zeitplan Schritt für Schritt

Rückwärts planen: vom Reisetermin aus denken

Legen Sie zuerst den Zeitraum der Fahrt fest und rechnen Sie von dort aus zurück. Die folgenden Abstände sind Richtwerte für eine mehrtägige Fahrt; für Ziele im Ausland oder in beliebten Reisezeiten planen Sie lieber mehr Vorlauf ein.

Anregungen bietet die Übersicht über Klassenfahrt-Ziele nach Alter und Interessen. Wichtig ist, dass Ziel, Dauer und Kostenrahmen zum Fahrtenkonzept Ihrer Schule passen.

Zwölf bis neun Monate vorher: Idee und Genehmigung

• Vorgaben der Schule klären – etwa zu Dauer, Zielen und Zahl der Begleitpersonen
• Ziel, Zeitraum und groben Kostenrahmen mit der Klasse und im Kollegium abstimmen
• Antrag bei der Schulleitung stellen; wo vorgesehen, auch die Schulkonferenz oder ein anderes Gremium beteiligen
• Begleitpersonen gewinnen – in gemischten Klassen möglichst eine Frau und einen Mann

Neun bis sechs Monate vorher: Elternabend und Buchung

• Elternabend mit Ziel, Programm, Kosten, Zahlungsplan und Regeln
• Verbindliche Anmeldungen und Einverständniserklärungen einsammeln
• Unterkunft buchen und die Stornobedingungen genau lesen
• Bus buchen, sobald Termin und Teilnehmerzahl feststehen

Für die Busgröße zählen alle Mitfahrenden einschließlich Begleitung: Eine Klasse passt meist in einen Clubbus mit 21–35 Plätzen, zwei Klassen fahren gemeinsam im Reisebus. Über Bus mieten für die Klassenfahrt erhalten Sie sofort einen Preis und buchen anschließend direkt bei unserem Partner XtraBus.

Sechs bis drei Monate vorher: Kosten und Programm

• Anzahlung einsammeln und den Kontostand regelmäßig prüfen
• Zuschüsse beantragen – Wege dazu zeigt der Beitrag Wie man eine Klassenfahrt finanziert
• Führungen, Workshops und Eintritte für Gruppen reservieren
• Versicherungsschutz prüfen, etwa eine Reiserücktrittsversicherung für die Gruppe

Acht bis vier Wochen vorher: Details klären

• Zimmerverteilung mit der Klasse besprechen
• Gesundheitsbögen mit Allergien, Medikamenten und Notfallnummern einsammeln
• Packliste ausgeben – eine Vorlage bietet die Packliste für die Klassenfahrt
• Regeln der Fahrt schriftlich festhalten und von Eltern und Kindern unterschreiben lassen
• Restzahlungen prüfen sowie Abfahrtszeit und Treffpunkt mit dem Busunternehmen abstimmen

In der letzten Woche

• Teilnehmerliste mit Notfallnummern ausdrucken und zusätzlich digital speichern
• Erste-Hilfe-Set, Ausweiskopien und Gesundheitsbögen zusammenstellen
• Treffpunkt, Abfahrtszeit und Rückkehr noch einmal an alle Eltern schicken

Was auf den Elternabend gehört

Der Elternabend entscheidet oft darüber, ob alle mitziehen. Stellen Sie Ziel, Programm und Unterkunft mit Bildern vor und legen Sie die Kosten offen – einschließlich der Zahlungstermine und der Möglichkeit, Unterstützung zu beantragen.

Besprechen Sie auch Regeln für Handy, Nachtruhe und Ausgang sowie die Frage, was bei Regelverstößen passiert. Geben Sie alle Informationen zusätzlich schriftlich mit, damit Eltern, die nicht kommen konnten, auf demselben Stand sind.

Der Notfallplan

Ein kurzer Notfallplan gibt allen Begleitpersonen Sicherheit. Er legt fest, wer im Ernstfall bei der Gruppe bleibt, wer ein Kind zum Arzt begleitet und wer Schule und Eltern informiert.

• Notrufnummern am Zielort – in der EU gilt überall die 112 – und die Adresse des nächsten Krankenhauses
• Telefonkette zu den Eltern und Erreichbarkeit der Schulleitung während der Fahrt
• Regel für die vorzeitige Heimreise einzelner Kinder, etwa bei Krankheit
• Kopien von Ausweisen und Versicherungskarten bei der Fahrtleitung

Gehen Sie den Plan vor der Abfahrt mit allen Begleitpersonen einmal durch. Wer weiß, was im Ernstfall zu tun ist, bleibt ruhiger – und überträgt diese Ruhe auf die Klasse.

Legen Sie einen gemeinsamen Ordner an – auf Papier und digital – mit Teilnehmerliste, Buchungsbestätigungen, Gesundheitsbögen und Notfallplan. Dann kann jede Begleitperson im Ernstfall sofort handeln.